Содержание статьи
Подготовка занимает две недели при готовых цифрах и три-четыре без управленческого учёта. В Nexops подготовку начинаем за месяц до сессии. Нужно пять вещей: один главный вопрос, состав участников, пакет данных, анкета и задания руководителям. Собственник отвечает за вопрос и цель, остальное делегирует с сроками.
Подготовка к стратегической сессии состоит из пяти действий: сформулировать один главный вопрос, собрать состав участников, подготовить пакет данных, получить письменные позиции участников и дать каждому задание на сам день. На это уходит около двух недель, если цифры по бизнесу уже лежат в одном месте. Без управленческого учёта нужно три-четыре недели, и первая уходит на цифры.
Ниже по порядку: какие данные собрать, кого позвать, какие вопросы задать участникам заранее, что делает собственник и что приносит каждый руководитель. В конце чек-лист по дням до сессии. Если сначала нужно понять, как устроена стратсессия целиком, откройте общий разбор стратсессии, эта статья его продолжение про подготовку.
Сессия без подготовки выглядит одинаково везде. Собственник говорит «обсудим стратегию», руководители получают приглашение за три дня, цифры вспоминают по памяти. Первые полтора часа уходят на спор, чей показатель верный. К обеду все устали, а на флипчарте стрелки, которые через неделю окажутся в папке. Команда запоминает один итог: собирались и ничего не решили. Следующую сессию собрать будет труднее.
Из чего состоит подготовка: пять действий и сроки
Сроки считаются назад от дня сессии. Каждому действию нужен один ответственный и один результат, который можно показать на листе бумаги.
| Действие | За сколько дней начать | Кто отвечает | Что должно лежать на столе |
|---|---|---|---|
| Главный вопрос и цель сессии | 14 | Собственник | Одна формулировка на странице |
| Состав и дата | 14 | Собственник и ведущий | Список из 5-8 человек, встреча в календарях |
| Пакет данных | 12 | Финансовый директор или аналитик | 3-5 страниц цифр в одном формате |
| Анкета участников | 8-10 | Ведущий | Сводка ответов на одной странице |
| Повестка и задания | 5 | Ведущий вместе с собственником | Расписание по блокам, у каждого участника своё задание |
| Площадка и материалы | 2 | Помощник собственника | Зал или ссылка, доска, распечатки |
Помощник отвечает только за последнюю строку. Вопрос, цифры и повестку он не формулирует: встреча, в которую ушло два дня работы десятка людей, не должна зависеть от чужой догадки о том, что хотел собственник.
Главный вопрос сессии: как его сформулировать
Вопрос должен быть один, конкретный и с границами. Хороший вопрос допускает ответ в форме решения. Вот три рабочих формулировки разной длины:
- «Какие два направления мы развиваем в ближайшие полтора года, а какое закрываем?»
- «Как выйти из ситуации, когда без меня не двигается ни одна задача?»
- «Куда упирается рост: в продажи, в производство или в людей?»
Проверка простая. По хорошему вопросу можно назвать данные, без которых на него не ответить, и людей, которые вправе решать. Формулировка «обсудить развитие компании» эту проверку не проходит: данные для неё назвать нельзя, и разговор уходит во все стороны сразу.
Если на бумаге получилось два вопроса о разном, у вас две сессии. Либо вы выбираете один и честно откладываете второй, либо делите на два дня с разным составом. Третий путь популярен и бесполезен: проговорить оба вопроса за один день и ни один не закрыть.
Рядом с вопросом стоит цель сессии, записанная как результат: «К вечеру мы приняли решения по трём проектам на квартал, у каждого есть владелец и срок». Слово «обсудить» в такой записи не употребляется.
Кого позвать и кого не звать
Базовый состав: собственник, руководители направлений, которые отвечают за деньги и людей, человек, который видит цифры целиком, и один представитель «с земли», если решения коснутся его участка. Получается пять-восемь человек. Когда в комнате двенадцать, это конференция: каждый говорит для протокола, решение никто не принимает.
Людей «для информирования» звать не нужно. Они молчат всю сессию, а остальные следят за тем, что при них можно говорить. Результаты им лучше рассказать на следующий день, это отдельная встреча на полчаса.
Отдельная история с участником, у которого открытый конфликт с собственником или коллегой. Если конфликт не обсуждён до сессии, он станет её главной темой. Поговорите с каждым по отдельности за неделю до даты и решите, нужен ли этот человек в составе.
Приглашение уходит минимум за две недели и объясняет, зачем зовут именно этого человека. Достаточно четырёх строк:
Двадцатого проводим стратегическую сессию, один день, с девяти до шести, вне офиса. Главный вопрос: куда вкладываем следующие полтора года. Ты нужен, потому что принимаешь решения по закупкам и знаешь, что мы можем и чего не можем сделать. До пятнадцатого пришли заполненную анкету, до семнадцатого подготовь короткий доклад по своему участку, шаблон приложен.
Ведёт сессию не собственник. У него есть позиция по каждому вопросу, команда под неё подстраивается, и ему самому трудно молчать. Подойдёт операционный директор или внешний ведущий. Если готовить и вести сессию некому, это можно отдать внешнему ведущему, так устроена стратегическая сессия в Nexops. Подробнее о ролях и составе в статье про участников стратсессии.
Какие данные собрать заранее
Цифры собирает один человек и в одном формате. Иначе первый час уйдёт на спор о том, как считалась маржа. Пяти блоков хватает для первой сессии в небольших компаниях:
| Блок | Что в него входит | Где брать | Типичная дыра |
|---|---|---|---|
| Деньги | Выручка и маржа по направлениям помесячно за последние четыре квартала, расходы по статьям, движение денег, кассовые разрывы | Управленческий учёт, 1С, таблицы финансового директора | Маржа посчитана по компании в целом, по направлениям нет |
| Клиенты и продажи | Воронка по этапам, средний чек, повторные покупки, доля крупнейших клиентов, причины отказов | CRM, отчёты отдела продаж | Причины отказов нигде не записаны |
| Люди и процессы | Оргструктура, на ком замкнуты ключевые задачи, текучка за год, где задачи застревают | Руководители направлений, кадровый учёт | Структура существует только в голове собственника |
| Рынок и конкуренты | Что изменилось за год, кто из конкурентов поменял цены или продукт, что говорят клиенты | Менеджеры по продажам, сайты конкурентов, опрос клиентов | Никто не следит, всё из общих впечатлений |
| Итоги прошлого периода | Что планировали и что сделали, по каждому проекту | Прошлые планы, протоколы | Планов не было, сравнивать не с чем |
Из пяти блоков собирается лист «точка А»: где компания находится сейчас, в цифрах на одной странице. На него опирается весь день. Участникам он уходит за три-пять дней до сессии, остальные страницы идут приложением.
Задачу собирать данные собственнику лучше не брать. Его время стоит дороже, и свои слепые пятна он в чужих цифрах увидит скорее, чем в собранных лично. Собственник говорит, какие срезы нужны, финансовый директор или аналитик их делает. Если приказать «принеси всё про финансы», вы получите стандартный отчёт, который не отвечает на вопрос сессии.
У малого бизнеса блок «рынок и конкуренты» часто пустой. Два-три часа поверхностного анализа лучше пустоты: вы увидите хотя бы, у кого из конкурентов изменилась цена.
Если управленческого учёта нет, скажите об этом на сессии вслух и поставьте его первым проектом квартала. Строить стратегию на цифрах «примерно так» опаснее, чем признать, что цифр нет.
Анкета участников: шесть вопросов за неделю до сессии
Собственник знает, что хочет обсудить. Руководители знают, что их тревожит. Эти два списка совпадают реже, чем кажется, и выясняется это на сессии фразой «а я думал, мы здесь про другое». Письменная анкета снимает неожиданность заранее. Вопросы такие:
- «Что в компании сейчас работает лучше всего?»
- «Что сильнее всего тормозит рост?»
- «Какое решение мы откладываем дольше года?»
- «Какой результат сессии вы назвали бы успехом?»
- «Что вам нужно от собственника или коллег, чтобы ваш участок заработал по-новому?»
- «Чего вы опасаетесь на этой сессии?»
Последний вопрос люди задают редко, а ответы на него дают больше всего. По нему видно, кто боится конфликта, кто считает, что решение принято до начала, и у кого с кем остался нерешённый спор.
Анкету рассылает и обрабатывает ведущий, а не собственник. Ответы сводятся на одной странице без имён. Читать их стоит по трём признакам. Если пятеро из шести называют одно и то же ограничение, оно и есть тема дня, даже если собственник собирался говорить о другом. Если на третий вопрос собственник и команда отвечают по-разному, это главное расхождение, его нужно показывать на сессии открыто. Если у кого-то ответы формальные, в одно слово, человек не верит в сессию. С ним нужен короткий разговор до даты, пятнадцать минут по телефону.
Роль собственника в подготовке
Собственник делает три вещи сам. Формулирует главный вопрос и цель с цифрой. Решает, что на сессии обсуждать нельзя: например, зарплаты конкретных людей или судьбу конкретного сотрудника. Заранее определяет, какие решения готов принять сразу, а какие только выслушать.
Три вещи собственник оставляет другим. Данные собирает аналитик, сессию ведёт ведущий, а план действий рождается у команды. Готовое решение, которое остаётся одобрить, участники чувствуют сразу и соглашаются вполсилы.
На встрече в конце года собственница сервисной компании рассказала мне, как проходит её ежегодная стратсессия. Цель на три года, с цифрами, она продумывает заранее. Команда приходит без материалов, и весь день уходит на то, чтобы вместе разложить цель на показатели. Руководители говорят, что цифра нереальна, она отвечает, что компании поменьше уже делают такие результаты. По её словам, руководители часто приходят на сессию с ожиданием, что их будут развлекать. Я спросил, готовит ли команда что-нибудь заранее. Нет, ни презентации, ни декомпозиции. Пока мы разговаривали, она сама пришла к мысли в этот раз дать участникам анализ рынка и конкурентов. Я поддержал: подготовка руководителей ничего не испортит, её видение столкнётся с их видением, и сразу станет заметно, где у людей сопротивление и неверие в цель. Она добавила, что вернёт отчёт-ретроспективу каждого руководителя по итогам года: раньше его делали, последние пару лет бросили.
Для собственника это самая трудная часть подготовки: дать людям готовиться самим и придержать свои выводы. Взамен на сессии вы услышите позицию каждого.
Что приносит на сессию каждый участник
Участник без задания приходит зрителем и ждёт, что его займёт ведущий. Задание превращает его в докладчика, а доклад заставляет подумать заранее. Задание руководителя направления занимает 10-15 минут на сессии и состоит из трёх частей.
Первая часть: ретроспектива последнего периода на трёх слоях. Метрики: что планировали и что получилось. Инструменты: какие проекты брали и что внедрили, а что нет. Люди: кого наняли, кого не смогли нанять, кто ушёл. Вторая часть: цель на ближайший квартал, которая ведёт к годовой. Третья: от одного до трёх проектов, которые руководитель готов взять в работу, с именами и сроками.
Финансовый директор приносит лист «точка А» и ответы на вопросы, возникшие у руководителей. Собственник приносит цель на год. Ведущий приносит сценарий дня и анкету со сводкой ответов. Почасовое расписание дня разобрано в статье о программе стратсессии, здесь важно одно правило: на один день хватает двух-трёх вопросов, остальные идут в раздел «если успеем».
Задание, которое не обсудили с исполнителем, вернётся пустым. Если гипотезы к сессии собственник готовит вдвоём с аналитиком, каждая до даты должна дойти до того, кому её исполнять: он смотрит, оспаривает или принимает. Иначе на сессии задачи просто перенесут из презентации в таблицу, а ответственных и сроки придётся расставлять уже после неё.
Формат и место
Очный формат я считаю сильнее онлайна: личная встреча лучше видеозвонка, видеозвонок лучше телефона. Если команда живёт в одном городе, собирайтесь очно и вне офиса. В офисе люди бегут на звонки и в привычный режим, а выездной зал заставляет остаться в теме. Загородный отель не обязателен, подойдёт переговорная в коворкинге.
Онлайн имеет смысл при разбросанной команде. Тогда нужны включённые камеры, общий документ, куда пишут все, и перерыв каждые полтора часа. Подробнее о форматах в статье про формат стратсессии.
Что убивает фокус, проверьте за день до даты. Телефоны договоритесь убрать заранее, не объявляйте это в день сессии. Нужны маркерная доска или флипчарты, а не один лист на всех. Материалы лучше распечатать: на экране ноутбука человек уходит в почту. Столы поставьте кругом или каре, президиум не нужен.
Ошибки подготовки
Типичные ошибки, в порядке появления во времени.
- Приглашение за три дня. Участники физически не успевают подготовиться, берут первую пришедшую в голову позицию и держатся за неё.
- Данные собирают на самой сессии. Дорогое время десятка людей уходит на работу, которую аналитик делает за день.
- Цель сформулирована словом «обсудить». После сессии нечем проверить, получилось или нет.
- Подготовку целиком отдали помощнику. Он забронирует зал и разошлёт приглашения, но вопрос и повестка получатся его.
- В повестке семь пунктов на один день. Качественно проработать за день можно два-три вопроса.
- Задания участникам не раздали, или раздали без обсуждения. Итог описан выше: задачи без хозяев.
- Не назначили человека, который записывает решения в ходе дня. «Запишем потом» превращается в «не запишем».
Отдельно про ожидания. Один участник надеется, что за день решат всё, другой хочет поговорить о своём повышении. Спросите об этом в анкете и скажите в начале дня, что сессия решает и чего не решает. Что делать с решениями после, разобрано в статье что делать после стратсессии.
Чек-лист подготовки к стратегической сессии
Идите по списку сверху вниз, отсчёт от дня сессии.
За 14 дней
- Записан один главный вопрос сессии и цель в формате результата
- Определён состав, не больше восьми человек
- Выбраны дата и место, приглашения разосланы
- Назначен ответственный за данные и объяснено, какие срезы нужны
За 10-12 дней
- Собраны пять блоков данных: деньги, клиенты, люди, рынок, итоги прошлого периода
- Выбран ведущий, это не собственник
За 8-10 дней
- Участникам ушла анкета из шести вопросов
- С теми, чьи ответы расходятся с остальными, назначены короткие разговоры
За 5 дней
- Готова повестка с блоками и перерывами, два-три обязательных вопроса и список «если успеем»
- Сведены ответы анкеты, главное расхождение записано
- Распределены роли: ведущий, хранитель решений, докладчики
За 3 дня
- Каждый участник получил главный вопрос, лист «точка А», повестку и своё задание
- Договорённость о телефонах на время сессии
За 1 день
- Проверены зал, доска, маркеры, расстановка столов или ссылка и доступ к документу
- Распечатаны материалы
- У ведущего на руках все данные, анкета и сценарий
Эти две недели и определяют, получите ли вы решения или красивый день.